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Administración de Consorcios

En la Zona Norte de la Capital Federal (CABA) y provincia de Buenos Aires

Libros de un Consorcio de Propietarios:
"Obligatorios" y "No Obligatorios"

LibrosSi bien la Ley 13.512 no nos dice cuáles han de ser los libros a llevar por un consorcio de propietarios, diversos textos legales exigen la presencia de tal o cuál de ellos en relación al tema tratado. Tal es así que, el Decreto Reglamentario Nº 18374/49, exige la rúbrica del Libro de Actas y el de Administración y las leyes laborales obligan a llevar un registro bibliográfico del personal empleado en un consorcio (comúnmente denominado "De Sueldos y Jornales") como así también un Libro de Órdenes.

Por lo tanto, debemos hacer una clasificación de estos libros en obligatorios y optativos, atento las especificaciones legales así lo dispongan. En el sitio del ministerio de Economía y Producción se habla de 6 libros “obligatorios” (de actas, de propietarios, de administración, de registro de empleados, de órdenes, y de ascensores rubricados por el GCBA).

Libros obligatorios

1) Libro de Actas (Carácter: Nacional)

Libro de actasPrevisto en el Art. 5º Decreto 18.734/49 reglamentario de la ley 13.512 de propiedad horizontal de aplicación nacional. En este libro se transcriben las resoluciones de la Asamblea de Copropietarios, las cuales deben ser firmadas por todos los presentes en el marginal izquierdo del libro antes de sesionar y lo labrado en actas deberá ser ratificado por dos o más presentes designados para tal fin. Si el administrador se halla presente reglamentariamente, deberá firmarla conjuntamente con los designados. Es conveniente transcribir íntegramente la totalidad de las resoluciones para evitar cualquier tipo de suspicacia o malentendido.

Si bien el Decreto Nº 18.734/49 reglamentario de la ley 13.512, es de orden nacional, existen en cada provincia decretos complementarios con arreglo a las facultades locales que tienen las mismas, y que son reconocidas por el propio Decreto 18.734/49.

A tal efecto, la Ciudad "autónoma" de Buenos Aires —en los hechos— pareciera ser una provincia más. No obstante ello, la Corte Suprema de Justicia, en el fallo "Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires c/Estado Nacional (Dirección General Impositiva) s/ejecución fiscal" de fecha 15-6-2004, adhirió a los argumentos y conclusiones del dictamen del Procurador Fiscal subrogante quien puntualmente dijo que "el Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires no es una provincia argentina".

Este decreto 18.734/49 determina la inscripción del Reglamento de Copropiedad y Administración y sus requisitos básicos.

Debe tener presente, quien administra, que el propietario puede imponerse del contenido del Libro de Actas y hacerse expedir copias de las mismas certificadas por el administrador. No debe el administrador exigir que las certifique un escribano pero sí puede hacerlo el requirente.

Las actas sí podrán protocolizarse, es decir que pueden ser llevadas al protocolo notarial, sin estar presente el escribano en la asamblea.

Ver más sobre Libro de Actas: [+]

2) Libro de Administración (Carácter: Nacional)

Libro contableSe exige su rúbrica en el Registro de la Propiedad Inmueble y está contemplado en el artículo 5º del Decreto Reglamentario 18.734/49 de la Ley 13.512 de Propiedad Horizontal. Si bien no requiere ser llevado con las formalidades propias de los libros de comercio, en este libro debe asentarse todo el movimiento económico del Consorcio (Ingresos y Egresos —Débito y Haber—, en un sencillo libro multicolumnario de caja diaria). Su importancia es crucial, ya que de estas constancias se extraerán las rendiciones de cuentas, los gastos del Consorcio y las expensas que cada propietario estará obligado a abonar como así también los respectivos arqueos mensuales para el Balance.

Correctamente llevado y periódicamente actualizado, este libro permite a los consorcistas controlar el manejo de los fondos por parte del Administrador y es un elemento probatorio de vital importancia en las querellas entre administrador y copropietarios, ante peritos contables en toda ocasión en que se suscribe un pleito que llegue a los estrados de la Justicia.

3) Libro de Remuneraciones y Registro de Empleados (Carácter: Nacional)

encargado de edificioPrevisto en el art. 52 LCT (ley 20.744 y modificatorias). Debe estar rubricado por la autoridad de aplicación laboral de cada ámbito geográfico. Rige para todo el país.

"Art. 52.- Libro especial. Formalidades. Prohibiciones.

Los empleadores deberán llevar un libro especial, registrado y rubricado, en las mismas condiciones que se exigen para los libros principales de comercio, en el que se consignará:

  1. Individualización íntegra y actualizada del empleador.
  2. Nombre del trabajador.
  3. Estado civil.
  4. Fecha de ingreso y egreso.
  5. Remuneraciones asignadas v percibidas.
  6. Individualización de personas que generen derecho a la percepción de asignaciones familiares.
  7. Demás datos que permitan una exacta evaluación de las obligaciones a su cargo.
  8. Los que establezca la reglamentación.

Se prohíbe:

  1. Alterar los registros correspondientes a cada persona empleada.
  2. Dejar blancos o espacios.
  3. Hacer interlineaciones, raspaduras o enmiendas, las que deberán ser salvadas en el cuadro o espacio respectivo, con firma del trabajador a que se refiere el asiento y control de la autoridad administrativa.
  4. Tachar anotaciones, suprimir fojas o alterar su foliatura o registro. Tratándose de registro de hojas móviles, su habilitación se hará por la autoridad administrativa, debiendo estar precedido cada conjunto de hojas, por tina constancia extendida por dicha autoridad, de la que resulte su número y fecha de habilitación.

Art. 53.- Omisión de formalidades.

Los jueces merituarán en función de las particulares circunstancias de cada caso los libros que carezcan de algunas de las formalidades prescriptas en el artículo 52 o que tengan algunos de los defectos allí consignados.

Art. 54.- Aplicación a los registros, planillas u otros elementos de contralor.

La validez de los registros, planillas u otros elementos de contralor, exigidos por loa estatutos profesionales o convenciones colectivas de trabajo, queda sujeta a la apreciación judicial según lo prescripto en el artículo anterior.

Art. 55.- Omisión de su exhibición.

La falta de exhibición o requerimiento judicial o administrativo del libro, registro, planilla u otros elementos de contralor previstos por los artículos 52 y 54 será tenida como presunción a favor, de las afirmaciones del trabajador o de sus causahabientes, sobre las circunstancias que debían constar en tales asientos."

4) Libro de Órdenes (Carácter: Nacional)

libro de órdenesEstá previsto en artículo 25 de la ley 12.981 "Estatuto del Encargado" y su Decreto Reglamentario Nº 11296/49 como así también en el artículo 24 punto 13 del CCT Nº 378/04 (B.O. 7-5-04 y 8-10-04).

Debe estar rubricado por la autoridad de aplicación laboral local.

Lo debe tener la administración y allí consignará las indicaciones u órdenes al personal, quien lo firmará dándose por notificado, por lo que también resulta un esencial elemento probatorio en todo conflicto de índole laboral que pudiera suscitarse. Es de aplicación en todo el país.

5) Libro de Inspección de Ascensores (Carácter: Local)

fosa de ascensorPrevisto en la ordenanza Nº 49308/95 y decreto Nº 220/96 (vigente para el ámbito geográfico de la Ciudad de Buenos Aires, sin perjuicio de lo que dispusieren los códigos de edificación de las diferentes municipalidades de la República).

El decreto 220/96 —reglamentario de la ordenanza 49308/95— fue derogado por el Decreto 578/2001, por el cual perdieron vigencia todos los "permisos de conservador" concedidos por aplicación del artículo 6º del citado decreto 220. Este nuevo decreto crea en el ámbito de la Dirección General de Fiscalización de Obras y Catastro un "Registro de Conservadores" (sitio desaparecido. Ver "Nota de revisión"). En dicha Dirección General se rubrica el Libro, que debe permanecer en el edificio a disposición de la empresa conservadora, del representante técnico y de la Inspección Municipal.

(NOTA DE REVISION: En la actualidad (febrero de 2012), es "imposible" ver el Registro de Conservadores de Ascensores como sí lo era en 2007, cuando se redactó la presente página web. El siguiente enlace es el del GCBA en el cual figuran "todos" los registros públicos: www.buenosaires.gov.ar/areas/com_social/registros/?menu_id=18577)

El "Libro de Inspección" contemplado por el Parágrafo 8.10.3.1 "Conservación de las Instalaciones" inciso a) del Código de Edificación de la Ciudad de Buenos Aires, deberá contener las características y requisitos que se describen en el ANEXO 11 del decreto 578. modificado por decreto 1734/2002, que incorpora la obligación de tener tarjetas de control de seguridad y rótulos de seguridad (rojo-verde-amarillo) dentro de la cabina del ascensor y junto a las puertas, en la planta baja.

No obstante ello, conviene leer el siguiente enlace del GCABA: [+]

6) Libro de Registro de Firmas (Carácter: Local)

Creado en 2009 a partir de la ley 3254 modificatoria de la ley 941 sólo para el ámbito de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires (CABA). Rubricado por el Registro Público de Administradores de la CABA. Para mayor información, visitar el siguiente enlace: [+]

NOTA DE REVISION: Cuando en 2007 propuse esta idea, aún no existía. En la actualidad, forma parte del corpus de la ley 3254 de la CABA

Otros libros de carácter "voluntario" o "reglamentario"

NOTA DE REVISION: algunos libros propuestos por mí en 2007, fueron creados por DGDyPC de la CABA y adquirieron carácter "obligatorio"

Probablemente algunos de estos libros estén previstos en el Reglamento de Copropiedad y Administración del edificio, en cuyo caso dejan de ser voluntarios, para ser obligatorios. Quien administra deberá entonces crearlos, foliándolos, rubricándolos él mismo o haciéndolos rubricar por algún escribano.

7) Registro de Propietarios

Dado que no es obligatorio oficialmente pero sí en algunos Reglamentos de Copropiedad y Administración, las características de este libro no están reglamentadas; quedando a criterio de cada administrador el uso y costumbre del mismo, el cual, generalmente, y por desgracia, es ignorado.

Hay quienes en él dejan constancia de la titularidad de cada copropietario y los medios adecuados para contactarse: dirección, teléfono, e-mail, etc.

También figura el estado de regularidad jurídica de cada uno de ellos como así mismo, y en caso de rentar su bien, los datos particulares de sus eventuales inquilinos.

8) Libro de registro de correspondencia:

sobreEn este libro se asienta la correspondencia recibida a diario y sirve a efectos de controlar reales recepciones, extravíos, adulteraciones o robo de la misma.

Puede ser llevado por el encargado, un miembro del Consejo de Administración o una persona designada para tal fin perteneciente al consorcio del edificio.

9) Libro de inventario:

En este libro consta el inventario de los bienes adquiridos por el consorcio. Por ejemplo: cestos de residuos, cortinados, maceteros, espejos, luces de emergencia, rampas o sillas para inválidos, etc.

10) Libro de certificación de mantenimiento:

Este libro lleva el control de: certificación según Ley 257 de frentes y fachadas; limpieza de tanques cisternas; mantenimiento de matafuegos; desinfección y desinsectación; control de cocheras y ascensores, etc. En él pueden adjuntarse las tarjetas de verificación presentadas ante el GCBA por los proveedores del servicio como en el caso de los matafuegos.

También puede servir para dejar asentado todo lo concerniente a destapaciones generales, arreglos de instalaciones de electricidad, gas, agua y cloacales, o reclamos a empresas de bienes y servicios.

NOTA DE REVISION: En la actualidad, esta idea fue aplicada por la DGDyPC de la CABA, y es la Disposición Nº 411/DGDyPC/11 (Certificado de Edificio Seguro) modificatoria de la Disposición Nº 5363/DGDyPC/10

11) Libro de asuntos legales:

Este libro será el encargado de recolectar todo lo concerniente a los asuntos legales y/o judiciales que involucran al consorcio en relación a terceros, externos o internos (encargados, copropietarios e inquilinos). Puede complementarse con un anexo en el cual se adjunten leyes, decretos o disposiciones afines a los intereses del consorcio.

12) Registro de proveedores y presupuestos:

Muchas veces, es conveniente tener armado un libro de proveedores y presupuestos presentados para los respectivos trabajos de servicio o mantenimiento a efectos de llevar un seguimiento general del movimiento generado por los mismos en el edificio.

Este libro, en caso de transferencia de mandato administrativo, permite tener un precedente ideal de los acuerdos previos y cuotas pendientes de pago o saldadas, como así también los datos de las personas o empresas involucrados para tal fin. Además, permite que cualquier copropietario pueda revisar y comparar el sentido de los gastos como así también su devenir.

Además, sirve para que, en caso de ausencia del administrador o de hallarse imposibilitado por alguna razón personal, el Consejo de Administración pueda suplantarlo temporalmente y evitar daños mayores que pudieran surgir de estas ausencias.

NOTA DE REVISION: En la actualidad, esta idea fue aplicada por la DGDyPC de la CABA, y es la Disposición Nº 5003/DGDyPC/11 correspondiente al "Libro de Ingreso y Egreso de Proveedores".

13) Libro de Control Sanitario y Agua Potable

agua potableEste libro debiera ser obligatorio toda vez que los Consorcios de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires están obligados, mediante la ORDENANZA Nº 45.593 (B.M. 19.243 Publ. 13/03/1992) a proceder según el art. 1º de la ordenanza citada: «Establécese la obligatoriedad de la limpieza semestral de los tanques de agua destinada al consumo humano, en aquellos inmuebles que consten de más de una unidad de vivienda.»

Estos controles prevén que los tanques no generen hongos ni sean portadores de todo tipo de bacterias y/o parásitos, ni sufran todo tipo de contaminación química ni alteración del pH correspondiente.

En el siguiente enlace pueden efectuarse consultas sobre el registro de empresas habilitadas para efectuar "Limpieza de Tanques de Agua Potable" y "Desinfección de Edificios": www.buenosaires.gov.ar/areas/med_ambiente/apra/evaluacion_reg/busqueda_empresas.php?menu_id=32393

NOTA DE REVISION: En la actualidad, esta idea fue aplicada por la DGDyPC de la CABA, y es la Disposición Nº 3882/DGDyPC/10 que tomó prestado el mismo nombre: "Libro de Control Sanitario y Agua Potable".

14) Libro de Quejas

Algunos consorcios lo tienen estipulado reglamentariamente, por lo tanto pasan a ser de carácter obligatorio. Allí, tanto los copropietarios como visitantes eventuales dejarán asentadas sus objeciones, las cuales tendrán como receptor único al administrador del consorcio para que proceda. Se recomienda, si el Reglamento no lo establece, dejar firma, aclaración y unidad funcional para que el administrador separa fehacientemente quién es el responsable de la queja, solicitud o sugerencia.

15) Libro de reunión del Consejo de Administración

Si bien no es un libro que pueda ser entendido como "jurídicamente válido", sirve a efectos de asentar temas tratados y su posterior seguimiento por los integrantes de cada Consejo de Administración, máxime, cuando por alguna circunstancias algún integrante no haya podido estar presente.

16) Libro de Control de Unidades contra incendio

Este libro, que debiera ser de carácter obligatorio, consistiría en tener asentado a modo de inventario todas las unidades contra incendio (tipo y cantidad, Nº de serie, fabricante, recargador, ubicación por piso, tipo de señalización y gráfico sobre salidas de emergencia, etc.). A la vez, debería tener actualizado el registro de proveedores y conservadores autorizados por los respectivos órganos de aplicación. Aquí puede verse el Registro de Fabricantes, Reparadores y Recargadores de Matafuegos de la CABA: http://www.agcontrol.gob.ar/versionhtml/buscadores_lem.php

17) Libro de Registro Administrativo

Este libro es crucial para la seguridad jurídica del Consorcio, toda vez que al cambiar de administración, por negligencia o mala fe de las administraciones salientes, se pierde documentación relevante como ser: original del Reglamento de Copropiedad y Administración, libros de administración, planos, certificaciones, pólizas, comprobantes, etc.

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NOTA: Se consultó diferente bibliografía, pero particularmente el capítulo "El Marco Legal (ii)" escrito por la Dra. Rita L. Sessa para el libro "Todo sobre Consorcios" (1ª edición, págs. 153/156), del Dr. Osvaldo Loisi, presidente de la Fundación Liga del Consorcista.

Gustavo Karcher/.
Texto original: Enero de 2007
Actualizado: Febrero de 2012

Administrador Gustavo O. Karcher, RPA 6807 CABA | Socio Activo Nº 045 de AIPH
(Asociación Civil Independiente de Administradores de Consorcios de Propiedad Horizontal)
Buenos Aires, República Argentina • 15-4435-2991 (de lunes a viernes de 11.00 a 18.00 hs.)
www.administracion.milnueve84.com.ar

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