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Administración de Consorcios

En la Zona Norte de la Capital Federal (CABA) y provincia de Buenos Aires

Balance y Rendición de Cuentas

Cuentas claras, conservan las administraciones

Como es bien sabido, un Consorcio de Propietarios sujeto a la ley 13.512 de Propiedad Horizontal es un conjunto de propietarios reunidos por el fortuito hecho de tener que compartir un edificio en común.

Este hecho, inclusive, va más allá de la tenencia de una propiedad de uso exclusivo sujeta a un bien común, puesto que además de tener que compartir espacios conjuntos deben “convivir” en el mismo.

Por esa misma razón debe entenderse a la Propiedad Horizontal como una entidad carente de toda finalidad como no sea la referida. Es decir que sus propietarios no se reunieron con fines de lucro como pudiera ser una cooperativa de trabajo, una empresa, etc. Ni para hacer beneficencia como una ONG. Pero que sin embargo, y dado a su idiosincrasia, es considerada persona jurídica en tanto y en cuanto contrata servicios, realiza reparaciones, tiene personal a cargo, y responsabilidades civiles y penales como son las que se desprenden de sí como bien inmueble (normas de seguridad, mantenimiento de ascensores y calderas, seguros contra incendio, matafuegos, servicios bromatológicos, accesibilidad, etc.). Todo ello sujeto a obligaciones locales y nacionales.

De modo que para afrontar los gastos de toda esa estructura se necesita recaudar dinero a expensas de todo lo que ello devenga y, para lo cual, se requiere de un representante legal exclusivo que haga a la vez de interlocutor válido jurídicamente ante el Estado y como de administrador de bienes de servicios.

Y esos gastos, afrontados a través de las expensas comunes, requieren del conocimiento mensual de cada uno de los propietarios, lo que se ve reflejado por las liquidaciones de expensas que extiende el administrador. Sin embargo, esto no alcanza, porque como todo el mundo sabe (o debería saberlo), las liquidaciones de expensas pueden ser “dibujadas” hábilmente por medio de diversos artilugios que, en lugar de aclarar a cada uno de los propietarios, los confunde cuando mucho más que más.

Para evitar eso, el Estado establece la obligatoriedad de llevar rubricado un Libro de Administración pero no especifica cómo debe ser éste.

, que no es otra cosa que un sencillo Libro de Caja diaria de 2 columnas, con arqueos mensuales como el del ejemplo:

Debe-Haber en consorrcio de propietarios

(Ejemplo 1)

Presentar el balance

Por lo general, en casi todos los Reglamentos de Copropiedad y Administración figura un ítem que apunta a una rendición anual de gastos, presentación de balance y plan general de gastos para el año siguiente. Medida que deberá ser llevada a cavo por el administrador en la asamblea General Ordinaria.

Lamentablemente, y a la fecha, no existe una reglamentación a escala nacional que imponga, de hecho, una forma a seguir para esa supuesta rendición de cuentas en donde el administrador presentará un informe de su gestión (el balance) y el plan general de gastos estimativo para el año por venir. Y este hueco jurídico es por donde “se meten” esos administradores corruptos para embaucar a los desprevenidos que, por ser simples propietarios, no tienen la obligación de hacer un taller básico de contabilidad, administración y leyes, debiendo, por lo tanto, denegar responsabilidades hacia un tercero a cambio de sus honorarios.

Y al no existir reglas claras y normativas oficiales la uniformidad en la presentación de dicha rendición de cuentas y balance hace que en muchos casos se informe incorrectamente sobre el desenvolvimiento de un ejercicio contable o (como suelen expresar cínicamente algunos inescrupulosos), que las liquidaciones de expensas sean suficiente prueba de fidelidad contable al no ser observadas por los propietarios, pretendiendo con esto avalar “de facto” una gestión administrativa.

Fácil como respirar

¿Y qué presentan entonces cuando tratan de aparentar seriedad contable?

Muchos administradores a la hora de presentar un balance presentan un panfleto engorroso que bajo ningún aspecto reflejan la realidad de los movimientos líquidos del consorcio.

Y no se trata de administradores inexpertos e improvisados sino de Grandes Empresas administrativas con grandes caudales de clientes, en donde el administrador que pone la firma está debidamente registrado en el Gobierno de La Ciudad de Bueno Aires conforme lo exige la ley 941. Una acto vergonzoso que algún (esperemos) tenga su justa enmienda.

Y dichos panfletos son de tal envergadura que en muchos casos siquiera están firmados, ni tiene datos de la administración.

Un balance (o rendición de cuentas), mínimamente deberá tener en su encabezado:

Razón social o nombre y apellido del administrador responsable, su Nº de CUIT, Nº de matrícula si está inscrito en el Registro Público de Administradores del Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires, dirección y teléfono, más otros medios de contacto.

En cuanto a la rendición de cuentas en sí, lo que mínimamente se exige es: transcribir los arqueos de caja del Libro de Caja que forma parte de los 5 libros obligatorios que toda administración debe tener, siempre y cuando corresponda. Esto quiere decir que si el consorcio no tiene encargados ni ascensores hay 3 de ellos que son prescindibles, pero hay 2 que por ninguna razón del mundo pueden faltar: el Libro de Actas y el Libro de Administración (o de Caja), debidamente rubricados.

¿Qué es el Libro de Administración o de Caja?

El Libro de Administración es un sencillo Libro de Caja de 2 columnas que registra el Debe y el Haber diario del Consorcio.

En dicho libro, debe constar, mínimamente: fecha, proveedor, Nº de Factura o Ticket e importe del gasto y Nombre y Apellido, Unidad Funcional e importe del pago de Expensas con sus correspondientes arqueos mensuales, tal como se mostrase en el ejemplo 1.

De modo que lo mínimo que se pide en un balance de gestión es el volcado mes a mes de las entras y salidas de dinero debidamente arqueado. Por ejemplo, en un período que va de Septiembre de 2007 a Octubre de 2008, tenemos lo siguiente:

BALANCE PERIODO SEPTIEMBRE 2007 - OCTUBRE 2008
PERIODO
DEBE
HABER
SALDO
Sep-07  $    1.057,69  $    8.584,15  $    7.526,46 
Oct-07  $        742,08  $    5.094,96  $  11.879,34 
Nov-07  $    1.133,32  $    3.600,10  $  14.346,12 
Dic-07  $       930,98  $    2.795,23  $  16.210,37 
Ene-08  $    9.941,30  $    4.718,99  $  10.988,06 
Feb-08  $  11.480,17  $    3.411,25  $    2.919,14 
Mar-08  $       707,10  $    2.379,95  $    4.591,99 
Abr-08  $       688,97  $    6.796,74  $  10.699,76 
May-08  $       724,40  $    3.363,59  $  13.338,95 
Jun-08  $    1.370,90  $    4.532,21  $  16.500,26 
Jul-08  $    6.127,15  $    3.822,06  $  14.195,17 
Ago-08  $    9.961,13  $    4.606,00  $    8.840,04 
Sep-08  $    8.648,69  $    3.956,00  $    4.147,35 
Oct-08  $    2.498,04  $    3.055,04  $    4.704,35 

(Ejemplo 2)

Otro dato que puede tener dicho balance es el resultado final de la tabla anterior como por ejemplo la siguiente:

Movimiento período 09/07 al 10/08
Total Gastos
Total Recaudado
Saldo caja
 Movimiento:       
 $  56.011,92 
 $     60.716,27
 $    4.704,35 
 Fondo reserva: 
 $                 - 
 $       1.970,00
 $    1.970,00 
 Total en caja al cierre del presente balance:    
 $    2.734,35 

(Ejemplo 3)

En donde “Total Gastos” del cuadro 3, corresponde a la suma de la columna “DEBE” del cuadro 2, y “Total Recaudado” del cuadro 3 corresponde a la suma de la columna “HABER” del cuadro 2 del ejemplo.

En algunos casos se puede deducir (lo que abunda no daña): qué es lo que está en efectivo, qué en el banco y qué en la cartera de cheques. Pudiéndose incluir, en algunos casos, el nombre y apellido del emisor del correspondiente documento de pago, nombre del Banco, importe y fechas de extensión y depósito.

Algunos balances lo que hacen es trasladar la totalidad del Libro de Caja en tanto otros, simplemente, se conforman en entregar una fotocopia de dicho Libro de Administración adjunto a los arqueos mensuales detallados en el ejemplo Nº 1.

Algunos balances van más allá y detallan un inventario de bienes comunes del Consorcio:

INVENTARIO DE MATAFUEGOS
Mobiliario
Cantidad
Nº de serie
Vencimiento
 Matafuego
1
69225
14/07/2009
 Matafuego
1
69476
14/07/2009
 Matafuego
1
69415
14/07/2009
 Matafuego
1
69438
14/07/2009
 Matafuego
1
69407
14/07/2009
 Matafuego
1
69493
14/07/2009
 Matafuego
1
69477
14/07/2009
 Matafuego
1
130591
28/07/2009
 Matafuego
1
43767
28/07/2009
 Matafuego
1
65447
28/07/2009
Total:
10
---
---

(Ejemplo 4)

INVENTARIO DE GABINETES
Mobiliario
Cantidad
Tipo
 Gabinete A-B
1
Vidriado con candado
 Gabinete A-B
1
Vidriado con candado
 Gabinete A-B
1
Vidriado con candado
 Gabinete C-D
1
Vidriado con candado
 Gabinete C-D
1
Vidriado con candado
 Gabinete C-D
1
Vidriado con candado
 Sótano C-D   
0
Externo
 Gabinete E-F
1
Vidriado con candado
 Gabinete E-F
1
Vidriado con candado
 Gabinete E-F
1
Vidriado con candado
Total:
9
Vidriado con candado

(Ejemplo 5)

Otros inventarían otros elementos por separado:

INVENTARIO DE ARTICULOS VARIOS
Mobiliario
Cantidad
Mobiliario
Cantidad
 Manguera              
1
 Florero en hall        
1
 Escobillón              
1
 Espejo en hall         
1
 Pala de residuos   
1
 Mesa de recepción 
1
 Pala de albañil       
1
 Silla en hall              
1
 Candado y cadena 
1
 Intercomunicador  
1

(Ejemplo 6)

Que si bien no son valores monetarios declarados, son “bienes” comunes del Consorcio. En muchos casos ha ocurrido que alguien un día dice: “aquí, si mal no recuerdo, había un espejo”; o “había un hermosos florero”, o etc. De esta manera se obliga a la reposición y cuidado de los bienes comunes de los condóminos.

Otro detalle importante que puede incluirse en un balance es el relacionado con los egresos mensuales en gastos de reparación, incluyendo las unidades funcionales afectadas y el importe que representó el arreglo de las mismas. Ver el siguiente ejemplo:

DETALLE GENERAL DE GASTOS POR ARREGLOS DE UNIDADES FUNCIONALES
PERIODO
U.F.
Detalle
Importe
sep-07 1° E Reparación de cañería tramo cocina-lavadero  $     850,00
oct-07 PB E Trabajos de albañilería y pintura en comedor  $  1.500,00
nov-07 3° F Cambio de tramo alimentación de gas en pasillo  $  1.270,00
nov-07 3° F Materiales de obra arreglos gas pasillo  $     653,71
NIVEL DE INCIDENCIA DE LOS GASTOS:  $  4.273,71

(Ejemplo 7)

Este tipo de informe complementario es muy fortuito ya que echa por tierra algunas quejas y especulaciones de que las expensas no son importantes. Imaginémonos qué hubiera sucedido si, en el momento de producirse un daño edilicio, no se hubiese contado con el suficiente dinero para afrontar los gastos de su consiguiente reparación: Cartas Documento, juicios, costas, resarcimiento por daños, etc. Para terminar teniendo que aumentar las expensas por la fuerza y sin decir “chito”.

De modo que cuanto más ilustra un balance, más tranquilidad ofrece a los condóminos respecto a la transparencia administrativa y el resguardo de sus bienes, comunes y particulares.

En el libro “Todo sobre Consorcios” de la Fundación liga del Consorcista, escrito por su presidente el Dr. Loisi en coautoría con otros profesionales y cuya lectura es abiertamente recomendable, el tema “Balance” propiamente dicho sin embargo, brilla por su ausencia; pero sí existe el siguiente apartado que copiamos íntegramente a modo ilustrativo:

3.31. LA RENDICIÓN DE CUENTAS. ASPECTOS CONTABLES

La rendición de cuentas del Administrador, desde el punto de vista contable, constituye el resumen de las transacciones realizadas durante un periodo anual, o posiblemente menor; es decir que es la recopilación de la información generada mensualmente respecto de todos los rubros que integran la expensa; adicionalmente tendrá el detalle de los movimientos de fondos del consorcio.

MOVIMIENTO DE FONDOS

El esquema básico se detalla a continuación:

 Saldo anterior  $    1500,00 
  + Ingresos  $      900,00 
  - Egresos del mes  ($     750,00) 
  Nuevo saldo  $  1.650,00 

Luego al final del ejercicio se verificará un cuadro similar de acuerdo a un detalle como el que se adjunta.

 FONDOS AL INICIO DEL AÑO   Monto 
 Ingresos mensuales percibidos (+) 
Mes  Monto 
 Gastos mensuales pagados (-) 
Mes  Monto 
 FONDOS AL CIERRE DEL AÑO   Monto 

Lógicamente los saldos de activos y pasivos al cierre del año, deben coincidir con el detalle realizado al mes de cierre del período anual bajo análisis. (Todo sobre Consorcios, pág. 270)

Como puede observarse, esto no aporta absolutamente nada si de lo que se trata es que el Balance sea un medio de trasparentar una correcta gestión administrativa.

En definitiva, en tanto y en cuanto no se legisle al respecto, los consorcios de propietarios seguirán a merced de inescrupulosos que toman a la comunidad consorcial como cotos de caza cautivos de una ley como la 13.512 y la 941 que hoy por hoy bajo ningún concepto resguardan los intereses de los usuarios vistos como consumidores finales de bienes y servicios.

Gustavo Karcher/.
Administrador RPA 6807
y Defensor de los Derechos del Propietario
de Propiedad Horizontal

 


Administrador Gustavo O. Karcher, RPA 6807 CABA | Socio Activo Nº 045 de AIPH
(Asociación Civil Independiente de Administradores de Consorcios de Propiedad Horizontal)
Buenos Aires, República Argentina • 15-4435-2991 (de lunes a viernes de 11.00 a 18.00 hs.)
www.administracion.milnueve84.com.ar

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